Roma no se hizo en un día… ¡y tampoco las implementaciones!

Siguiendo con la idea de ayudarlos a organizar la ejecución de un plan de implementación: si ya han superado las etapas de diseño y proyección… llegó el momento de poner todo en práctica, conversar con nuestro equipo y empezar a ejecutar. Y aquí es donde “se queman los papeles” y muchas veces nos consultan sobre por dónde empezar, cómo organizar a la gente…

¡Bien! Aquí debemos detenernos y, antes de hacer flamear la bandera cuadros, organizar el trabajo. Es muy importante tener claro quién se va a hacer cargo de cada cosa, cuánto tiempo le llevará realizar esa tarea, ver si esa persona tiene disponible el tiempo que se requiere para que ejecute, qué otras tareas hace, si las podemos mejorar y volver más eficientes, o si hay que derivar tareas a otra persona.

Les propongo que realicen un cuadro de doble entrada donde figuren las tareas previas y las nuevas por un lado, las personas por otro, y en la intersección coloquen el tiempo que estiman le demandará cada tarea. La sumatoria por persona les permitirá saber si realmente cuenta con todo ese tiempo y no sobrecargarla, mientras que la sumatoria de horas por tarea nos permitirá evaluar si el plazo de implementación proyectado es realmente alcanzable. Haciendo este análisis podremos priorizar y revisar los plazos porque debemos considerar que en la ejecución también hay un tiempo de acostumbramiento, de entender la práctica, de hacer el hábito y el desempeño no tiene la misma eficiencia que va a tener una vez que ya se tenga todo sabido conocido y puesto en marcha. 

Nuevamente, mi recomendación es que una vez que definamos el proyecto preliminar, tomemos un tiempo para:

• entender con qué recursos y quién lo hará, 
• en qué horario, 
• cuántas veces,
• en qué período, 
• cuál es el circuito de autorización, 
• cuáles son las acciones que dan luz verde para poner en marcha la nueva práctica, 
• si hay que ejecutarla rutinariamente o ante un evento, 
• si la persona responsable conoce cuál es el evento disparador y 
• si hay que capacitar la para que pueda empezar a trabajar en este en este proyecto… 
  por ejemplo. 

¡Cuenten con nosotros! Hagamos un desarrollo detallado, enfocado al objetivo y, antes de empezar a implementar, revisemos con qué recursos cuentan, qué recursos se necesitan y planifiquemos cómo los irán “dosificando”.

Autora:

Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación. Es consultora senior en sistemas de gestión de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: PCQI, auditora líder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.

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