{"id":27193,"date":"2024-06-05T10:00:00","date_gmt":"2024-06-05T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/?p=27193"},"modified":"2024-05-25T12:08:21","modified_gmt":"2024-05-25T15:08:21","slug":"sgi-estructuracion-de-la-documentacion-p-i","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/sgi-estructuracion-de-la-documentacion-p-i\/","title":{"rendered":"SGI – Estructuraci\u00f3n de la documentaci\u00f3n, sus prop\u00f3sitos y tipos de documentos [parte I]"},"content":{"rendered":"\n

La documentaci\u00f3n del sistema de gesti\u00f3n<\/strong> <\/a>tiene dos l\u00edneas de prop\u00f3sito, una de gesti\u00f3n y otra de aseguramiento. <\/p>\n\n\n\n

La de gesti\u00f3n<\/strong> nos permite describir y capacitar, y la de aseguramiento<\/strong> nos permite establecer bases para las auditor\u00edas, para los controles y para generar evidencias para demostrar que cumplimos con lo que decimos. Pero para asegurar, necesitamos tener el aspecto de gesti\u00f3n en marcha. Teniendo estos prop\u00f3sitos claros, podemos plantear c\u00f3mo gestionar los documentos del sistema<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1nto implica esta documentaci\u00f3n? \u00bfCu\u00e1nto trabajo implica? \u00bfQu\u00e9 tan extensa es la documentaci\u00f3n?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Depende de varios factores. En principio, uno de los factores es el tama\u00f1o de la organizaci\u00f3n, otro es la complejidad de los procesos y las interacciones que hay entre ellos, la madurez del sistema de gesti\u00f3n, cu\u00e1l es su an\u00e1lisis FODA de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, con qu\u00e9 personal cuenta la organizaci\u00f3n y cu\u00e1les son sus competencias, qu\u00e9 requisitos propios, normativos, legislativos o de clientes se necesitan cumplir, y qu\u00e9 evidencias es necesario aportar para demostrar el cumplimiento.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfY qu\u00e9 necesidades de acceso al sistema tiene la organizaci\u00f3n en cuanto a acceso remoto o local, en papel o digital?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Esto nos va a permitir empezar a definir cu\u00e1nta documentaci\u00f3n necesita nuestro sistema<\/a> y luego los procedimientos o elementos que tendr\u00e1n m\u00e1s o menos extensi\u00f3n en funci\u00f3n de cu\u00e1nto haya que controlar las actividades, cu\u00e1nto control haya que hacer sobre las responsabilidades, sobre los v\u00ednculos de estas relaciones, cliente-proveedor, interno o hacia afuera, y el control sobre las pruebas y evidencias. Entonces, para gestionar nuestra documentaci\u00f3n, necesitamos seguir un flujo de pasos. <\/p>\n\n\n\n

Este flujo de pasos comienza con la formaci\u00f3n de un equipo<\/strong>: \u00bfqui\u00e9nes est\u00e1n autorizados para generar esta documentaci\u00f3n<\/a>? \u00bfQui\u00e9nes ser\u00e1n los responsables en primera instancia de planificar, elaborar, revisar y aprobar este ciclo? Este ciclo es siempre fundamental e importante para luego generar la distribuci\u00f3n de estos documentos, tanto en forma de copias \u201ccontroladas\u201d y \u201cno controladas\u201d, y poder tambi\u00e9n dejar una trazabilidad de los cambios a trav\u00e9s de las distintas versiones. Pero esto no termina, est\u00e1 permanentemente retroaliment\u00e1ndose para mantener el sistema y mantener la documentaci\u00f3n vigente y actualizada.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo se organiza la documentaci\u00f3n?<\/a><\/strong> <\/p>\n\n\n\n

En la jerarqu\u00eda t\u00edpica de la documentaci\u00f3n: tenemos primero el Gran Marco de Generalidades <\/strong>que nos dan las declaraciones de pol\u00edticas, las memorias descriptivas, los planos, las dotaciones, los esquemas, los diagramas de flujo o los organigramas, por ejemplo. Estos documentos marcan la referencia dentro de la cual se genera la producci\u00f3n y se desarrollan los procesos. <\/p>\n\n\n\n

Hay otro grupo de documentos que tienen que ver con las medidas de control, como las buenas pr\u00e1cticas, por ejemplo, los procedimientos, los planes, los programas que se generan y las especificaciones de funcionamiento del sistema, a los que llamamos elementos<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Y hay un tercer nivel de documentaci\u00f3n, que es el que denominamos otros<\/strong>, que son complementos entre los que aparecen las instrucciones de trabajo, los registros, los protocolos, los contratos, la carteler\u00eda, documentos externos y otros documentos que puedan utilizarse como ayudas visuales, por ejemplo.<\/p>\n\n\n\n

Todos estos documentos tienen referencias cruzadas que van conectando unos con otros para darle coherencia al sistema. <\/p>\n\n\n\n

Para conocer m\u00e1s sobre el tema los invitamos a participar del
Curso Online \u00abDocumentos de los Sistemas de Gesti\u00f3n de Inocuidad\u00bb.<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Autora:<\/strong><\/p>\n\n\n

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\"Paula<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Paula Feldman.<\/strong>
Ingeniera Agr\u00f3noma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el a\u00f1o 2012. Ha dirigido Axonas desde el a\u00f1o 2000, durante 18 a\u00f1os. Es docente en diversos \u00e1mbitos profesionales y act\u00faa como experta t\u00e9cnica en actividades de acreditaci\u00f3n de organismos de certificaci\u00f3n. Es consultora senior en sistemas de gesti\u00f3n de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitaci\u00f3n del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formaci\u00f3n de nivel internacional: PCQI, auditora l\u00edder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha dise\u00f1ado y dictado 50 cursos abiertos en los \u00faltimos 4 a\u00f1os sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualizaci\u00f3n, Documentaci\u00f3n de sistemas de gesti\u00f3n de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resoluci\u00f3n de No conformidades, Implementaci\u00f3n de normas.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

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Portal de Inocuidad \u00a9 Se proh\u00edbe la reproducci\u00f3n total o parcial de los contenidos sin citar su fuente o solicitar autorizaci\u00f3n<\/strong><\/em>.<\/strong><\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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