{"id":11759,"date":"2020-11-03T12:39:49","date_gmt":"2020-11-03T15:39:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/?p=11759"},"modified":"2022-08-29T19:18:56","modified_gmt":"2022-08-29T22:18:56","slug":"elementos-esenciales-en-la-rutina-de-un-responsable-de-calidad","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/elementos-esenciales-en-la-rutina-de-un-responsable-de-calidad\/","title":{"rendered":"Elementos esenciales en la rutina de un responsable de calidad"},"content":{"rendered":"\n<p>El d\u00eda de hoy quiero comentarles sobre un proceso que estoy acompa\u00f1ando en una empresa peque\u00f1a. Se trata de la <strong><a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/la-gerencia-de-calidad-y-su-responsabilidad-actual\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">organizaci\u00f3n desde cero de su \u00e1rea de calidad<\/a><\/strong>, con la asignaci\u00f3n de un joven responsable promovido internamente desde una posici\u00f3n de supervisi\u00f3n. Ya hemos superado la instancia de identificaci\u00f3n del alcance de responsabilidad, la definici\u00f3n de funciones y tareas, el an\u00e1lisis de los procesos y de la documentaci\u00f3n pre-existente y ahora lleg\u00f3 el momento de bajar a planta (porque la oficina est\u00e1 subiendo unas escaleras!) y <strong>hacer que las cosas sucedan<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Nos sentamos con nuestro referente, tomamos una <strong>agenda<\/strong> de la semana y comenzamos a completarla. Consideramos el horario de entrada y salida, los tiempos que demora cambiarse, los descansos del mediod\u00eda, los pasos por el filtro sanitario\u2026 Tambi\u00e9n, con mucha rigurosidad, incluimos una hora diaria, al inicio del d\u00eda, para <strong>recorrer cada \u00e1rea productiva<\/strong> con tableta y celular en mano para registrar observaciones, tomar fotograf\u00edas, y enviar mensajes urgentes. Y fijamos que al menos 3 veces por semana, deber\u00e1 hacer una segunda recorrida en mitad de la tarde.<\/p>\n\n\n\n<p>Agregamos las <strong>reuniones<\/strong> rutinarias de equipo, encuentros con pares, asesores y superiores. Bloqueamos aquellos d\u00edas del mes en que se reciben <a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/tag\/escenas-de-auditorias\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>auditor\u00edas<\/strong><\/a> o se realizan <strong>jornadas<\/strong> de capacitaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center has-background\" style=\"background-color:#cacdd0\"><strong><em>La idea de establecer esta agenda es que se respete a rajatabla por lo cual debe comunicarse a los involucrados para que no se altere <\/em><\/strong><strong><em>y est\u00e9n todos los compromisos en concordancia.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El resto de las horas las asignamos a registrar <strong><a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/las-5-principales-no-conformidades-de-haccp-y-como-solucionarlas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">no conformidades<\/a><\/strong> (relevadas interna o externamente), hacer el <strong>seguimiento de los planes de acci\u00f3n<\/strong> y <strong>analizar los resultados<\/strong> de los registros de control del proceso y los de las muestras enviadas a laboratorio.<\/p>\n\n\n\n<p>Parece que fuera poco y sencillo pero el <strong>seguimiento de los planes de acci\u00f3n<\/strong> implica para la persona a cargo del \u00e1rea de calidad:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Planificar<\/strong>. Me refiero a ordenar las tareas, los tiempos, los plazos, los <a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/gestion-de-crisis-en-la-industria-de-alimentos-factor-humano-video\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">recursos humanos<\/a>, t\u00e9cnicos y econ\u00f3micos y fijar los objetivos que se quiere alcanzar.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Escribir documentos<\/strong>. Pueden ser manuales, procedimientos, instructivos, planillas de registro, presentaciones, memorias descriptivas, informes, mensajes, r\u00f3tulos, carteler\u00eda\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Realizar b\u00fasquedas de informaci\u00f3n y presupuestos<\/strong>. Este punto considera legislaci\u00f3n nacional o internacional, normas, est\u00e1ndares, t\u00e9cnicas, modelos de simulaci\u00f3n, cotizaciones, propuestas t\u00e9cnicas, entre los temas m\u00e1s comunes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Generar est\u00e1ndares de aceptaci\u00f3n internos<\/strong>. Este tema es importante desde el punto de vista t\u00e9cnico-legal, desde el comercial y tambi\u00e9n desde el de liderazgo. Generar un est\u00e1ndar implica <strong>establecer la referencia<\/strong> de lo que es aceptable y lo que no lo es. Desarrollarlo requiere que cada \u00edtem tenga una referencia v\u00e1lida, cre\u00edble y repetible. Y luego, comunicarlo <strong>nos coloca en una posici\u00f3n de liderazgo<\/strong> por estar en el lugar de quien lo presenta, quien lo defiende, quien colabora con la interpretaci\u00f3n y la aplicaci\u00f3n.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Crear el tablero de indicadores (KPIs).<\/strong> De la mano de la planificaci\u00f3n podemos establecer metas y objetivos. Y con el paso del tiempo, registrar el avance logrado para cada punto relevante del proceso. Es la mejor forma de saber y mostrar c\u00f3mo vamos y qu\u00e9 tan desviados estamos del objetivo, diario, semanal y mensual.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Conciliar posiciones con otros<\/strong>. Ni siquiera en una empresa unipersonal estamos exceptuados de este paso. <a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/el-poder-de-escuchar\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Comunicarnos, entender y conocer los flujos de comunicaci\u00f3n<\/a>, y los medios que se utilizan es la gran tarea. Creo que <strong>casi todas las decisiones se toman luego de sopesar diferentes opiniones<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Solicitar autorizaciones<\/strong>. Siempre habr\u00e1 un momento en el que debemos solicitar autorizaciones, ya sea de presupuesto, de reestructuraci\u00f3n edilicia o del <a href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/la-dificil-tarea-de-organizar-un-equipo-de-calidad\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">equipo de trabajo<\/a>, de habilitaciones con los organismos de control, etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Tramitar permisos<\/strong>. Al igual que en el punto anterior, muchas veces, los tr\u00e1mites requieren de la participaci\u00f3n o firma del responsable de calidad.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Capacitar a otros<\/strong>. Este es un punto en el que me detendr\u00e9 un poco m\u00e1s porque considero que la capacitaci\u00f3n es uno de los principales motores de cambio y sost\u00e9n. Una persona que sabe el por qu\u00e9 de su tarea es alguien que puede actuar con mayor libertad, hacer previsiones, asumir responsabilidades y cuidar el resultado. Cualquier encuentro en el que se explique una tarea, se acepten preguntas y derive en una conversaci\u00f3n en la que se confirme que las partes tienen una correcta y propia interpretaci\u00f3n, puede considerarse una capacitaci\u00f3n. Lo vital es <strong>conocer muy bien el tema que se est\u00e1 tratando, hacerlo en un tiempo y espacio dedicado, y mordernos la lengua para poder escuchar<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Aprender de otros<\/strong>. Siguiendo con la idea anterior, aprender tambi\u00e9n es vital para tener m\u00e1s elementos para mejorar. Disponer de una rutina para investigar, tomar una clase, consultar a un\u00a0 experto, interconsultar con un colega nos permite <strong>liderar y<\/strong> <strong>mantener el ojo cr\u00edtico<\/strong> que se necesita en estos roles.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Pensar<\/strong>. Casi no lo incluyo en esta lista pero si no nos hacemos un hueco en la agenda para tomar un poco de distancia y observar hacia d\u00f3nde y c\u00f3mo vamos\u2026 \u00bfcu\u00e1ndo lo har\u00edamos? \u00a1En cualquier momento y distray\u00e9ndonos de otras tareas! Imaginen la tranquilidad de saber que el mi\u00e9rcoles a \u00faltima hora de la tarde tenemos <strong>\u201cnuestra hora estrat\u00e9gica\u201d<\/strong> para pensar, recuperar notas, reflexionar sobre distintas situaciones que se dieron en la semana. (\u00a1Es lo que estoy haciendo en este momento mientras escribo!).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Reformular<\/strong>. \u00a1Y s\u00ed! Debemos estar preparados para tirar todo y comenzar de nuevo. Desenamorarnos de algunos proyectos para volver a plantearlos, frustrarnos y recuperar la objetividad para renovar.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Verificar in situ<\/strong>. Y como la idea de todo es <strong>\u201chacer que las cosas sucedan\u201d<\/strong> no hay mejor forma que ir a comprobar en el sitio c\u00f3mo se est\u00e1 llevando a cabo cada tarea. En este momento se pone a prueba el liderazgo y la efectividad de las tareas planificadas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Por supuesto, este calendario y las rutinas requieren flexibilidad porque siempre hay imponderables pero tiene que darse en casos excepcionales, porque si no somos r\u00edgidos con nuestra agendas, <strong>\u201cnos las destruyen los dem\u00e1s\u201d.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Para cerrar, sobre el final de la jornada establecimos media hora para hacer un <strong>cr\u00edtico an\u00e1lisis <\/strong>en el que priorizar, delegar, suspender cada tarea con la que nos comprometemos de modo de alcanzar los objetivos.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00a1Auguro un buen comienzo para este nuevo responsable!<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Autora del art\u00edculo:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"alignleft\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"114\" height=\"140\" src=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/paula-feldman.jpg\" alt=\"Paula Feldman.\" class=\"wp-image-1980\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p><strong>Paula Feldman.<\/strong>&nbsp;<br>Ingeniera Agr\u00f3noma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).<br>Es directora de Portal de Inocuidad desde el a\u00f1o 2012. Ha dirigido Axonas desde el a\u00f1o 2000, durante 18 a\u00f1os. Es docente en diversos \u00e1mbitos profesionales y act\u00faa como experta t\u00e9cnica en actividades de acreditaci\u00f3n de organismos de certificaci\u00f3n.<br>Fue responsable de las actividades de capacitaci\u00f3n del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.<br>Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formaci\u00f3n de nivel internacional: auditora lider IRCA 9001:2000 y 22000, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.<br>Ha dise\u00f1ado y dictado 50 cursos abiertos en los \u00faltimos 4 a\u00f1os sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado y temas de actualizaci\u00f3n, Documentaci\u00f3n de sistemas de gesti\u00f3n de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resoluci\u00f3n de No conformidades, Implementaci\u00f3n de normas.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cursos dictados por la docente:<\/strong><br><a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.portaldeinocuidad.com\/web\/calendario\/\" target=\"_blank\">Ver calendario.<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><em><strong>Portal de Inocuidad \u00a9 Se proh\u00edbe la reproducci\u00f3n total o parcial de los contenidos sin citar su fuente o solicitar autorizaci\u00f3n.<\/strong><\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El d\u00eda de hoy quiero comentarles sobre un proceso que estoy acompa\u00f1ando en una empresa peque\u00f1a. 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